L'emergenza sanitaria in atto impone alle aziende di attivare strumenti per consentire a dipendenti e collaboratori di svolgere le attività lavorative da remoto. Una soluzione tutta italiana come AWDoc (nata presso il Polo Tecnologico di Pisa) consente di ridurre le difficoltà tecniche derivanti dall'abilitazione in ambito business di un ambiente sicuro e affidabile per la condivisione dei documenti aziendali.

Come parte integrante dell'iniziativa Solidarietà digitale promossa da AgID (Agenzia per l'Italia digitale), gli sviluppatori di AWDoc propongono a tutti i clienti la possibilità di attivare e usare la soluzione a costo zero, fino a quando l'emergenza in corso non verrà finalmente superata.

AWDoc è utilissima ai fini dello smart working perché oltre a permettere la delocalizzazione del posto di lavoro, è semplice da usare e configurare.

Si tratta di una soluzione che permette la gestione e la condivisione dell'intero flusso documentale in sicurezza e in conformità con i requisiti imposti dal GDPR.

Supporta il multi-versioning tenendo traccia delle versioni dei documenti e di tutte le modifiche via a via apportate (con l'indicazione dell'utente che le ha applicate); consente di monitorare le attività degli utenti, nel rispetto delle normative e a salvaguardia degli interessi aziendali; permette di organizzare su PC e dispositivi mobili riunioni virtuali anche sotto la guida di un relatore.

"Spesso per carenza di tempo o per comodità affidiamo i nostri documenti riservati a strumenti insicuri come la posta elettronica o la condivisione via web", commenta Fabrizio Ghelarducci, fondatore di AWTech, software house che ha realizzato e che commercializza AWDoc. "AWDoc (...) permette di organizzare, proteggere e condividere i file senza affidarli a sistemi informatici complessi o a servizi di condivisione esterni, “smart” ma fuori da ogni controllo da parte dell'azienda".

L'idea alla base di AWDoc è consentire a imprese e professionisti di condividere in modo sicuro e riservato - grazie anche all'utilizzo della crittografia end-to-end - tutti i documenti utili all'interno di uno stesso gruppo di lavoro.

I documenti sono organizzati in "scaffali" virtuali e resi accessibili solo da parte di quegli utenti (ad esempio dirigenti, collaboratori, dipendenti) autorizzati a farlo; possono inoltre essere caricati e "smistati" con un semplice operazione di trascinamento.

La "libreria" di AWDoc può essere alimentata a partire da molteplici sorgenti, anche dallo scanner, dalle caselle di posta elettronica e integrata con i servizi di conservazione sostitutiva.

Ovunque ci si trovi, un documento può essere crittografato e decifrato solo dagli utenti autorizzati; è possibile decidere l'intervallo di tempo durante il quale un file resta accessibile e i documenti possono essere marcati con una filigrana così da impedire copie e distribuzioni non autorizzate.

In termini di modifica e condivisione dei documenti, AWDoc consente di accedere ad esempio, da tutti i dispositivi, alle note apposte sui file PDF o di fare in modo che i documenti vengano fatti scorrere simultaneamente su tutti i device degli utenti durante una presentazione. È inoltre possibile apporre firme digitali da tablet e PC, con valore legale e senza più doversi dotare di dispositivi aggiuntivi.

A seconda delle specifiche esigenze dei clienti, AWDoc può essere installato e utilizzato come software cloud (SaaS) oppure on-premise.